Reversed Billing

Facturering vindt plaats via Reversed Billing: op basis van geaccordeerde urenstaten en de gegevens uit het contract (tarief, uren, urentype en percentage) genereert het systeem de factuur voor de leverancier.

Werkwijze

Ingediende en (door de opdrachtgever geaccordeerde) urenstaten zijn de basis van elke factuur.
De applicatie genereert periodiek per opdracht een factuur, op basis van geaccordeerde urenstaten.
U hoeft hierdoor zelf geen factuur op te maken/in te sturen.
Eventueel toch zelf aangemaakte en ingestuurde facturen worden geweigerd en leiden tot vertraging in het betaalproces.

U dient het tijdelijke factuurnummer dat op de factuur staat, te vervangen door uw eigen factuurnummer; zonder dat kunt u de factuur niet indienen. Een factuurnummer mag niet langer zijn dan 16 karakters. Eventueel kunt u een kenmerk toe voegen.

• Kenmerk 1 is reeds gevuld met het inkoopnummer van de rijksorganisatie.

• Kenmerk 2 is reeds gevuld met het contractnummer van de kandidaat uit de applicatie

• Bij Kenmerk 3 kunt u eventueel uw interne contractnummer van de kandidaat plaatsen. Wij verzoeken u de Kenmerken 1 en 2 niet te veranderen.

De overige velden hebben voor u geen functie.
De definitieve factuur is in te zien in de applicatie.
Nadat u het tijdelijke factuurnummer heeft vervangen door uw eigen factuurnummer en de factuur hebt ingediend, verzendt de applicatie de factuur naar de opdrachtgever, die de factuur vervolgens betaalt.

Zie hieronder een uitleg in 3 stappen met schermafbeeldingen.

Stap 1

U ontvangt automatisch een e-mail wanneer er een factuur voor u klaarstaat. Nadat u ingelogd bent in de applicatie via de hoofdpagina van deze website, kunt u de nieuwe facturen vinden op het tabblad Hoofdpagina, onder Mijn Taken. U kunt de factuur openen door op het tijdelijke factuurnummer te klikken, zie de afbeelding.

Behalve via Mijn Taken kunt u uw facturen ook terugvinden in tabblad Facturen. U herkent de nieuwe facturen aan het rode uitroepteken; bij die facturen moet u nog het tijdelijke factuurnummer vervangen door uw eigen factuurnummer. U kunt de factuur openen door op Openen te klikken.

Stap 2

De applicatie toont u de betreffende factuur. Klik op de knop Wijzigen om de factuur aan te passen.

Stap 3

In dit scherm kunt u het tijdelijke factuurnummer overschrijven met uw eigen factuurnummer bij het veld Factuurnummer. Een eventueel eigen kenmerk kunt u kwijt onder Factuurkenmerk 3. Factuurkenmerk 1 en 2 worden door de rijksorganisatie gebruikt, wij verzoeken u deze te laten staan. Sla de factuur op met de knop Opslaan.

Stap 4

Klik als laatste stap op de knop Indienen. Dit kan uitsluitend wanneer u het factuurnummer aangepast heeft. U bent nu klaar, de aangepaste factuur komt direct bij de rijksorganisatie terecht.

Planning

De vier-wekelijkse planning voor het opstellen van de voorstelfacturen is middels deze link terug te vinden.

Belangrijk

• Als factuurkenmerk geven sommige klanten het opdrachtnummer van de opdracht mee, het is belangrijk dat u dit nummer laat staan.
• Nadat de factuur is ingediend (voorzien van uw factuurnummer), zal de rijksorganisatie binnen 30 dagen tot betaling overgaan. Dit is de wettelijke verplichte betalingstermijn van de Rijksoverheid. De Rijksoverheid zal zich inzetten om de facturen ruim binnen deze termijn te voldoen.
• Het tijdelijke factuurnummer moet vervangen worden door uw eigen nummer, anders kunt u de factuur niet indienen. Het factuurnummer mag niet langer zijn dan 16 karakters.
• Nadat de factuur door u is ingediend, wordt de pdf opnieuw opgemaakt met de nieuwe gegevens (factuurnummer, datum, evt kenmerk) Dit kan even duren, omdat het systeem e.e.a. nog moet verwerken.