Reversed Billing

Facturering vindt plaats via Reversed Billing: Op basis van de geaccordeerde urenstaat en de gegevens uit het contract (tarief, uren, urentype en percentage) genereert de klant de factuur voor haar leveranciers.

Werkwijze

De ingediende en (door de klant geaccordeerde) urenstaat is de basis van de factuur.
De applicatie genereert periodiek per opdracht facturen, op basis van de geaccordeerde urenstaten.
U hoeft hierdoor zelf geen factuur op te maken en te sturen.
U dient het tijdelijke factuurnummer dat de klant invult op de factuur, te vervangen door uw eigen factuurnummer en er eventueel een kenmerk aan toe te voegen. Zonder dat kunt u de factuur niet indienen. Een factuurnummer mag niet langer zijn dan 40 karakters.

• Kenmerk 1 is reeds gevuld met het inkoopnummer van de rijksorganisatie.

• Kenmerk 2 is reeds gevuld met het contractnummer van de kandidaat uit de applicatie

• Bij Kenmerk 3 kunt u eventueel uw interne contractnummer van de kandidaat plaatsen. Wij verzoeken u Kenmerken 1 en 2 niet te veranderen

De factuur is in te zien in de applicatie.
Nadat u het tijdelijke factuurnummer van de klant heeft vervangen door uw eigen factuurnummer en de factuur hebt ingediend, verzendt de applicatie de factuur naar de klant, die de factuur betaalbaar stelt en vervolgens betaalt.
Zie hieronder een uitleg in 3 stappen met schermafbeeldingen.

Stap 1

U ontvangt automatisch een e-mail wanneer er een factuur voor u klaarstaat. Nadat u ingelogd bent in de applicatie via de hoofdpagina van deze website, kunt u de nieuwe facturen vinden op het tabblad Hoofdpagina, onder Mijn Taken. U kunt de factuur openen door op het tijdelijke factuurnummer te klikken, zie de afbeelding.

Behalve via Mijn Taken kunt u uw facturen ook terugvinden in tabblad Facturen. U herkent de nieuwe facturen aan het rode uitroepteken; bij die facturen moet u nog het tijdelijke factuurnummer vervangen door uw eigen factuurnummer. U kunt de factuur openen door op Openen te klikken.

Stap 2

De applicatie toont u de betreffende factuur. Klik op de knop Wijzigen om de factuur aan te passen.

Stap 3

In dit scherm kunt u het tijdelijke factuurnummer overschrijven met uw eigen factuurnummer bij het veld Factuurnummer. Een eventueel eigen kenmerk kunt u kwijt onder Factuurkenmerk 3. Factuurkenmerk 1 en 2 worden door de rijksorganisatie gebruikt, wij verzoeken u deze te laten staan. Sla de factuur op met de knop Opslaan.

Stap 4

Klik als laatste stap op de knop Indienen. Dit kan uitsluitend wanneer u het factuurnummer aangepast heeft. U bent nu klaar, de aangepaste factuur komt direct bij de rijksorganisatie terecht.

Planning

De vier-wekelijkse planning voor het opstellen van de voorstelfacturen is middels deze link terug te vinden.

Belangrijk

• Als factuurkenmerk geven sommige klanten het opdrachtnummer van de opdracht mee, het is belangrijk dat u dit nummer laat staan.
• Nadat de factuur is ingediend (voorzien van uw factuurnummer), zal de rijksorganisatie binnen 30 dagen tot betaling overgaan. Dit is de wettelijke verplichte betalingstermijn van de Rijksoverheid. De Rijksoverheid zal zich inzetten om de facturen ruim binnen deze termijn te voldoen.
• Het tijdelijke factuurnummer moet vervangen worden door uw eigen nummer, anders kunt u de factuur niet indienen. Het factuurnummer mag niet langer zijn dan 40 karakters.
• Nadat de factuur door u is ingediend, wordt de pdf opnieuw opgemaakt met de nieuwe gegevens (factuurnummer, datum, evt kenmerk) Dit kan even duren, omdat het systeem e.e.a. nog moet verwerken.